Yhteystiedot

Joel Toivolan säätiö
Angervotie 5 C 29
00320 Helsinki
saatio (ät) helsinkinet.fi

Asiamies Mikko Eskola
Puh: 040 560 9060
















JOEL TOIVOLAN SÄÄTIÖ

15.4.2019

   

TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterin pitäjä

Joel Toivolan säätiö (Y-tunnus 1875215-5)
Angervotie 5 C 29, 00320 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Asiamies Mikko Eskola
Puh: 040 560 9060
Sähköposti: saatio@helsinkinet.fi

3. Rekisterin nimi

Joel Toivolan säätiön apuraharekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus. Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.

Myönnettyjen apurahojen osalta tietoja tarvitaan myös säätiön lakisääteisiin ilmoitusvelvoitteisiin (mm. verottaja), kts. alla.

5. Rekisterin tietosisältö

Apurahahakemukset ja myönnetyt apurahat:

Nimi
Yhteystiedot
Syntymäaika
Oppiarvo
Toimi
Tutkimuksen aihe ja tieteenala
Yliopisto ja laitos, jossa tutkimus toteutetaan
Selvitys kiinan kielen opinnoista
Aikaisemmin saadut apurahat
Ratkaisemattomat apurahahakemukset
Suosittelijat (ja mahdolliset suosittelijoiden suositukset)
Haettavaa apurahaa koskevia tietoja (mm. apurahan pituus ja käyttötarkoitus)
Hakemukseen liitetyt liitteet (esim. CV, tutkimussuunnitelma, todistusjäljennökset)

 Myönnetyistä apurahoista apurahan saajan antamat tiedot (edellisten lisäksi):

Henkilötunnus
Pankkiyhteys
Apurahan käyttöön liittyviä tietoja (mm. ajankohta)
Apurahan saajan selvitys apurahan käytöstä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan ja hakemuksen tiedot sekä apurahojen maksatusta varten tarvittavat tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella apurahojen hakulomakkeella sekä myönnettyjen apurahojen osalta henkilötietolomakkeella.

Ulkopuolisen lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään suoraan säätiölle.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Joel Toivolan säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa ja säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittaessa tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa.

Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle ohjeistuksen mukaisessa muodossa.
Myönnettyjen apurahojen tiedot julkaistaan Säätiön kotisivuilla.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Asiakirjat säilytetään säätiön toimiston yhteydessä olevassa arkistossa. Pääsy aineistoon on vain säätiön asiamiehellä.

ATK:lla käsiteltävä aineisto: Sähköisessä muodossa olevaa osaa rekisteristä säilytetään säätiön tiloissa ja siihen on pääsy vain säätiön asiamiehellä.

Apurahoja koskevia tetoja säilytetään enintän 20 vuotta.

10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntö osoitetaan Joel Toivolan säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.

Joel Toivolan säätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.