JOEL TOIVOLAN SÄÄTIÖ
2.1.2022
TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterin pitäjä
Joel Toivolan säätiö (Y-tunnus 1875215-5) Angervotie 5 C 29, 00320 Helsinki
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Sähköposti: saatio@helsinkinet.fi
3. Rekisterin nimi
Joel Toivolan säätiön apuraharekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus. Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.
Myönnettyjen apurahojen osalta tietoja tarvitaan myös säätiön lakisääteisiin ilmoitusvelvoitteisiin (mm. verottaja), kts. alla.
5. Rekisterin tietosisältö
Apurahahakemukset ja myönnetyt apurahat:
Nimi Yhteystiedot Syntymäaika Oppiarvo Toimi Tutkimuksen aihe ja tieteenala Yliopisto ja laitos, jossa tutkimus toteutetaan Selvitys kiinan kielen opinnoista Aikaisemmin saadut apurahat Ratkaisemattomat apurahahakemukset Suosittelijat (ja mahdolliset suosittelijoiden suositukset) Haettavaa apurahaa koskevia tietoja (mm. apurahan pituus ja käyttötarkoitus) Hakemukseen liitetyt liitteet (esim. CV, tutkimussuunnitelma, todistusjäljennökset)
Myönnetyistä apurahoista apurahan saajan antamat tiedot (edellisten lisäksi):
Henkilötunnus Pankkiyhteys Apurahan käyttöön liittyviä tietoja (mm. ajankohta) Apurahan saajan selvitys apurahan käytöstä
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan ja hakemuksen tiedot sekä apurahojen maksatusta varten tarvittavat tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella apurahojen hakulomakkeella sekä myönnettyjen apurahojen osalta henkilötietolomakkeella.
Ulkopuolisen lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään suoraan säätiölle.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Joel Toivolan säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa ja säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.
Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittaessa tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa.
Tieto myönnetyistä tai maksetuista apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitos MELAlle apurahansaajien vakuutusasioissa (Maatalousyrittäjän eläkelaki, 1280/2006) sekä verohallinnolle ohjeistuksen mukaisessa muodossa.
Myönnettyjen apurahojen tiedot julkaistaan Säätiön kotisivuilla.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: Asiakirjat säilytetään säätiön toimiston yhteydessä olevassa arkistossa. Pääsy aineistoon on vain säätiön asiamiehellä.
Sähköisesti säilytettävä aineisto: Sähköisessä muodossa olevaa osaa rekisteristä säilytetään säätiön tiloissa ja siihen on pääsy vain säätiön asiamiehellä.
Apurahoja koskevia tetoja säilytetään enintään 20 vuotta.
10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntö osoitetaan Joel Toivolan säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
11. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.
Joel Toivolan säätiö ei käsittele tai luovuta henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.
|