JOEL TOIVOLAN SÄÄTIÖ
10.8.2011
Henkilötietolain (523/1999 ) 10 § mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterin pitäjä
Joel Toivolan säätiö (Y-tunnus 1875215-5)
Krankantie 6 A 22
00400 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Asiamies Mikko Eskola
Puh: 040 560 9060
Sähköposti: saatio@helsinkinet.fi
3. Rekisterin nimi
Joel Toivolan säätiön apuraharekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Säätiölle kertyviä henkilötietoja käytetään henkilötietolain mukaisesti seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten valmistelu säätiön päätöksentekoa varten
- Hallituksen päätöksenteko
- Myönnettyjen apurahojen maksamiseen ja käytön valvontaan liittyvät tietotarpeet
Myönnettyjen apurahojen osalta tietoja tarvitaan myös säätiön lakisääteisiin ilmoitusvelvoitteisiin (mm. verottaja), kts. alla.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kootaan apurahanhakijoiden ja –saajien säätiölle ilmoittamia tietoja tai tietoja, joihin hakija hakemuksessa viittaa. Lisäksi rekisterissä voi olla apurahanhakijan ilmoittaman suosittelijan antamia tietoja. Apurahojen maksamiseen liittyen rekisteriin voi kertyä tietoja yhteydenpidosta verohallintoon ja maatalousyrittäjien eläkelaitokseen.
Apurahan hakijan antamat tiedot:
Nimi
Yhteystiedot
Syntymäaika
Oppiarvo
Toimi
Tutkimuksen aihe ja tieteenala
Yliopisto ja laitos, jossa tutkimus toteutetaan
Selvitys kiinan kielen opinnoista
Aikaisemmin saadut apurahat
Ratkaisemattomat apurahahakemukset
Suosittelijat (ja mahdolliset suosittelijoiden suositukset)
Haettavaa apurahaa koskevia tietoja (mm. apurahan pituus ja käyttötarkoitus)
Hakemukseen liitetyt liitteet (esim. CV, tutkimussuunnitelma, todistusjäljennökset)
Myönnetyistä apurahoista apurahan saajan antamat tiedot (edellisten lisäksi):
Henkilötunnus
Pankkiyhteys
Apurahan käyttöön liittyviä tietoja (mm. ajankohta)
Apurahan saajan selvitys apurahan käytöstä
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tietosisällön lähteenä on apurahanhakijan ja saajan apurahahakemuksessa ja myönnetyn apurahan tietolomakkeella ilmoittamat tiedot sekä mahdollisesti apurahanhakijan suosittelijaksi nimeämien henkilöiden antamat kirjalliset tiedot. Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä tietoja, jotka henkilö on esim. sähköpostitse antanut säätiölle.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Säätiö luovuttaa rekisteristä tietoja vain lakisääteisten velvoitteiden perusteella:
- Vuosittain ilmoitetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle niistä apurahoista, joiden ilmoitusvelvollisuudesta säädetään maatalousyrittäjän eläkelaissa (MYEL 141 b §). Ilmoituksen sisällöstä lisätietoja www.mela.fi
- Verottajalle ilmoitetaan vuosittain verohallinnon ohjeistuksen mukaisista apurahoista (vähintään 1 000 €). Ilmoituksen sisällöstä (lomake ilmoitus maksetusta apurahasta) lisätietoja www.vero.fi
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: Asiakirjat säilytetään säätiön toimiston yhteydessä olevassa arkistossa. Pääsy aineistoon on vain säätiön asiamiehellä.
ATK:lla käsiteltävä aineisto: Sähköisessä muodossa olevaa osaa rekisteristä säilytetään säätiön tiloissa ja siihen on pääsy vain säätiön asiamiehellä.
|
